Stressfrei durch
die Videokonferenz
Der eine Kollege ist kaum zu verstehen, der andere ist nicht im Bild, und der dritte erläutert gerade mit viel Elan eine Grafik …, die außer ihm leider sonst niemand sehen kann: Spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie gehören mehr oder weniger missglückte Videokonferenzen zum Alltag vieler Unternehmen. Am potenziellen Nutzen der virtuellen Zusammenkünfte gibt es zwar kaum Zweifel. Voraussetzung ist allerdings, dass die Mitarbeiter die Technik im Griff haben – und nicht umgekehrt. Klingt nach einer hehren Hoffnung, die sich niemals erfüllen wird? Von wegen.
Hier haben wir 6 Erfolgsfaktoren aufgeführt, die Videokonferenzen gelingen lassen:
01 > Der richtige Raum
Im Büro sollte dieser Raum möglichst geschlossen sein. Ideal wäre es, wenn alle Personen, die nicht teilnehmen, den Raum verlassen. So ist maximale Konzentration gewährleistet. Lässt sich dies nicht verhindern (z.B. in einem Großraumbüro), dann empfiehlt sich der Einsatz eines Headsets, das Nebengeräusche herausfiltert.
Gerade im Home-Office ist es ideal, immer ein Headset parat zu haben.
Um gerade bei Kunden einen positiven Eindruck zu hinterlassen, sollte der Hintergrund der teilnehmenden Personen aus der eigenen Firma einen adäquaten Eindruck machen. Die Königsdisziplin ist das Präsentieren von Bannern oder Messewänden, auf denen dezent das Unternehmen repräsentiert wird – mit Logo, Bildern oder einfach nur einer Farbe.
Dagegen sind digital eingefügte Hintergründe meistens sehr pixelig und bei Bewegungen mit unschönen Lücken versehen. Diese deuten dann nur schemenhaft an, was sich wirklich im Hintergrund verbirgt. Das kann sehr ablenkend wirken.
02 > Lichtverhältnisse
Dieser Faktor ist sehr einfach zu beheben. Schaut man in die Videokonferenzen rund um den Erdball, dann sieht man, dass er offensichtlich der am meisten vernachlässigte Faktor ist. Hierbei gilt eine einfache Regel:
Das Licht kommt von vorn.
Liegt die größte Lichtquelle, zumeist Fenster, neben oder gar hinter dir, dann wird dein Gesicht teilweise oder ganz schattig. Die Kameras passen sich immer den hellsten Bereichen an. Das ist grundsätzlich gut. Leider führt das dazu, dass alle dunkleren Bereiche stärker abgedunkelt werden.
Doch gerade bei Videokonferenzen ist der Gesichtsausdruck des Gegenübers eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Je mehr Ausdruck ich rüberbringe, desto stärker ist meine Message. Daher gilt: Das Licht muss von vorne oder auch von oben kommen. Sollte der Raum es nicht hergeben, dass die Lichtverhältnisse stimmen, kann man mit Stehlampen oder auch mit einem Klemmlicht am Monitor nachhelfen.
03 > Die richtigen Geräte
Wenn die richtigen Geräte professionell zusammengestellt und eingerichtet werden, steht gelungenen Online-Meetings längst nichts mehr im Wege. Der Markt bietet inzwischen bewährte Technik namhafter Hersteller. Per Fernbedienung schwenkbare Kameras, Raum- und Tischmikrofone, ausgeklügelte Lautsprechersysteme – die Entwicklung schreitet voran.
Hinzu kommt, dass auch Mitarbeiter im Home-Office inzwischen erschwingliche Technik einsetzen können, um eine Videokonferenz auch von zu Hause aus erfolgreich durchführen zu können. Das Land bietet auch ein Digitalisierungs-Förderprogramm, das u.A. den Einkauf dieser Technik zu einem Gutteil mit abdeckt. Sprechen Sie uns hierzu einfach an.
Geräte für einen Meetingraum im Büro
Die Zeiten der Beamer und kleinen 50” Monitore ist vorbei. Inzwischen gibt es multifunktionale Displays, die für inhouse-Meetings, Seminare und Schulungen ideal sind. Diese Großformat-Displays vereinen hochwertige Bildwiedergabe mit einer ausgeklügelten Touch-Funktionalität. Zusätzlich sorgt die richtige Konferenzkamera für ein brillantes Bildsignal beim Gegenüber. In unserem Showroom in Leer können Sie sehen, wie gut das funktioniert. Und für alle, die es gerne flexibel mögen, bietet ein multifunktionaler Display-Rollwagen spontane Online-Meetings bequem in jedem Zimmer. Eine kleine autark laufende PC-Einheit bietet die volle Leistung eines Desktop-PCs. Stecker rein – und die Videokonferenz kann starten! Der Wagen passt durch jede Tür und kombiniert ein Touchdisplay mit leistungsstarker Kamera-, Mikrofon-, Lautsprecher- und Computertechnik.
Das Display kann zudem wie ein Whiteboard genutzt werden und ersetzt damit das angestaubte Flipchart, das nicht länger im Weg herumstehen muss. Die Bedienung dieser mobilen Konferenzeinheit ist denkbar einfach und mit sämtlichen Softwarelösungen für virtuelle Konferenzen kompatibel.
Abgerundet wird diese Technik von der Möglichkeit, alle gängigen mobilen Geräte kabellos mit dem Bildschirm zu koppeln. Adieu Kabelsalat – wir werden dich nicht vermissen! Daten von anderen Geräten – von Laptops, Tablets oder Smartphones beispielsweise – lassen sich problemlos, schnurlos und unabhängig von Betriebsprogrammen per Streaming auf den Displaywagen übertragen. Es spielt keine Rolle, ob Tabellen, Filme oder Grafiken geteilt werden sollen: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer mitbekommen, worum es im Meeting gerade geht. Nutzen Sie den vollen Gestaltungsspielraum, den Ihnen die Technik bietet, um dynamische Inhalte darzustellen. Selbstverständlich kann man auch den Displaywagen in unserem Showroom ausprobieren. Mindestens ebenso gerne führen wir ihn aber auch bei einem Online-Treffen vor.
Inzwischen gibt es sogenannte Kontroll-Panels, mit denen sich Videokonferenzen mit einem Knopfdruck starten lassen. Lange Start- und Login-Vorgänge gehören somit der Vergangenheit an.
Der Ton macht die Musik, heißt es so schön. Um Ihrem Gegenüber mit dem richtigen Ton zu begegnen, obwohl Sie durch den Raum laufen oder sich vom Monitor abwenden, können Sie sich sogenannte Sound-Panels an die Decke des Meetingraums installieren. Wir bieten Ihnen hochqualitative Geräte von Sennheiser an, unschlagbar im Preis und von uns als Servicepartner optimal eingerichtet und betreut.
4K-Monitor mit Touch-Funktion
IntelNUC Mini-PC
Logitech Meetup Webcam inkl. Boxen
Elektrischer Rollwagen
Geräte für Videokonferenzen im Home-Office
Ein Laptop tut gute Dienste, bestenfalls schon mit einer integrierten Kamera ausgestattet. Vor dem Start sollten Video und Audio getestet werden.
Ein Headset ist im Home-Office fast schon ein Muss. Gerade dann, wenn man zu Hause nicht alleine lebt. Erheitern die Kleinen mit ihrer plötzlichen Anwesenheit das kleine Team im Video-Call, werden sie bei einer Videokonferenz mit dem Kunden oder mit einem größeren Team schnell zur peinlichen Störung. So kann ein gutes Headset dafür sorgen, Nebengeräusche herauszufiltern. Ein Bluetooth-Headset schafft kabellose-Meeting-Freude, sollte aber auch über genügend Ladekapazität verfügen. Eine Stunde kann schnell vorbei sein. Daher gilt es, darauf zu achten, wie lange die Gesprächszeit mit einem voll aufgeladenen Headset Ihrer Wahl höchstens sein kann.
Zusätzlich empfehlen wir, eine bedruckte Leinwand oder sogar eine kleine Messewand für den Hintergrund parat zu haben. Gerne helfen wir bei der optimalen Einrichtung der Home-Office-Geräte, damit Videokonferenzen schnell und fließend durchgeführt werden können.
04 > Software
Es gibt verschiedene Lösungen am Markt. Etabliert haben sich Microsoft Teams (kostenlos mit Microsoft 365 verwendbar), Skype, Zoom, GoToMeeting, Jitsi, Cisco Webex Meetings und viele weitere neue Startup-Angebote machen den Markt relativ unübersichtlich. Die meisten Lösungen bieten dieselben Funktionen und es kommt oft nur darauf an, was sich optimal in Ihrer System und Softwarelandschaft integriert.
Die verschiedenen Varianten hier im Einzelnen zu vergleichen und eine Empfehlung auszusprechen, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Daher beraten wir Sie gerne persönlich weiter. Abschließend empfehlen wir, die Technik regelmäßig vom Fachmann warten lassen. Veraltete Software kann andernfalls schnell zu technischen Problemen führen.
05 > Geschultes Personal
Damit die Konferenzteilnehmer am Ende eben nicht vor scheinbar unüberwindbaren Soft- und Hardware-Hürden stehen, ist es besonders wichtig, die Mitarbeiter vernünftig zu schulen. Demo-Konferenzen und interne Vorführungen sind hierfür ideal. Moderne Technik ist in der Regel leicht zu bedienen, wenn man einmal die richtigen Handgriffe kennt. So können sie sich um das Wesentliche kümmern: die anderen Teilnehmer und die richtigen Inhalte.
06 > Netzwerk
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Über den Autor:
Ralf Watermann
Medientechnik
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